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Form Follows Function

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Zeit ist Geld

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Löwen mit Egoproblemen

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Deckungsbeitrag

Deckungsbeitrag

Ernstes leicht verdaulich

Ernstes leicht verdaulich

Ton Wussten Sie eigentlich, dass bis zu 15% aller Lohn- und Lohnnebenkosten fürs Blumen gießen, Fenster öffnen, Klimaanlage regeln, Computer hoch- und runterfahren, Toilettengänge, Entspannungsschwätzchen am Kopierer, die Teilnahme an Tagungen, Kongressen oder Messen, Warten auf den Drucker oder den Fahrstuhl et cetera pp von Experten als angemessen betrachtet werden?

Wir Organisatoren nennen die Aktivitäten, die diese Kosten verursachen, sachliche und persönliche Verteilzeiten. Zwar lassen sich auch diese Verteilzeiten in gewissen Grenzen beeinflussen, da aber manche persönlichen Verrichtungen unvermeidbar sind, sind letztlich immer nur die Aufgaben interessant, die man wirklich beeinflussen kann.

Um herauszufinden, welche Aufgaben wie teuer sind, erheben wir zunächst den Aufgabenbestand pro Stellentyp im Interview mit Ihren Mitarbeitern, ermitteln dann den Umfang der Aufgaben in Anteilen der Arbeitszeit mit Hilfe von Selbstaufschreibungen und verwalten und dokumentieren das Ergebnis in der unten dargestellten Form.

Hierfür verwenden wir 3Tab©, eine von unserem Systemhaus athros entwickelte Software. Mit dieser Software können wir den Aufgabenbestand während des Interviews direkt in den Rechner eingeben; die mittleren Aufgabenanteile werden sofort automatisch berechnet. Das erspart uns die nachträgliche Bearbeitung im backoffice und erspart Ihnen Zeit und Geld.

Aufgabenbestand

Sind alle Aufgaben erfasst und die jeweiligen Arbeitszeitanteile erhoben und geprüft, erstellen wir per Knopfdruck eine Häufigkeitsverteilung (auch ABC- oder - nach Vilfredo Pareto - auch Paretoanalyse genannt) in der unten stehenden tabellarischen und grafischen Form, die Ihnen zeigt, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge die meisten Kosten verursachen.

Leider hat sich in vielen Köpfen das Vorurteil festgesetzt, dass Häufigkeitsverteilungen immer zu dem Ergebnis führen würden, dass 20% der Menge 80% der Summe verursachen.

Das ist grundfalsch. Nicht einmal Vilfredo Pareto's ursprüngliche Korrelation der Vermögensverteilung der schweizerischen Bevölkerung entsprach diesem Verhältnis und wenn man sich das eine oder andere Risikoportfolio einer Bank ansieht, verursachen eher 1-2% aller Kredite 95% des kumulierten Nettorisikos.

Relevant ist das deshalb, weil der Reorganisationsaufwand desto stärker sinkt, je höher der sogenannte Gini-Koeffizient, also je dichter die Verteilung ist.

Etwas unwissenschaftlicher ausgedrückt: Je größer die Schieflage, desto einfacher ihre Bereinigung.

ABC-Analyse

Zwei Leistungen bieten wir Ihnen an:

  1. Wir erheben die von Ihnen gewünschten Aufgabenbestände und quantifizieren diese in Anteilen der Arbeitszeit.
  2. Wir erstellen Paretoanalysen quantifizierter Aufgabenbestände.

Wir liefern Ihnen die Dokumentation im Microsoft Excel- oder Apple numbers-, XML- oder HTML-Format zur Einbindung in Ihr Intranet, machen Ihnen gerne Vereinfachungsvorschläge und setzen diese auch gerne für Sie um. Für eine grobe Abschätzung des Aufwands rechnen Sie bitte alles inklusive mit einem halben Beratertag pro Arbeitsplatz (Interview, Erfassung, Abstimmung, ggf. Anpassung, Dokumentation und Übergabe mit Erläuterung).